ДВИЖЕНИЕ НА АВТОМАТЕ
ДВИЖЕНИЕ НА АВТОМАТЕ
Как новые технологии помогают в управлении торговыми центрами.
В нашей стране, особенно если говорить о регионах, несмотря на тотальное проникновение интернета и бурное развитие компьютеров, по-прежнему всё управление торговыми центрами построено на человеческом факторе, всё делается вручную. Одни собственники не видят экономической целесообразности в затратах на автоматизацию, другие компании опасаются вести прозрачный бизнес. Однако арендодателям рано или поздно всё равно придется потратиться на программное обеспечение и современный софт, иначе они рискуют остаться за бортом технического прогресса.
ВСЕМ ПО ДЕВАЙСУ
Ещё несколько лет назад даже международным сетевым девелоперами приходилось чуть ли не под угрозой расторжения арендного договора настаивать, чтобы ритейлеры устанавливали на свои кассовые аппараты специальные счётчики. Этот инструмент позволял девелоперу быть в курсе всех продаж ритейлера в режиме реального времени и минимизировал риск недополучения прибыли, когда в договоре аренды фигурировал процент от товарооборота. Разумеется, за исключением случаев, когда арендатор пользуется несколькими кассовыми аппаратами или вовсе не пробивает чеки. Но такие нарушения чреваты большими штрафными санкциями.В настоящий момент необходимость в установке подобного ПО отпала, так как в 2017 году в федеральный закон № 54 «О применении контрольно-кассовой техники» были внесены поправки, в корне изменившие схему работы торговых организаций с налоговой. По новым правилам данные о продажах с каждого выбитого чека передаются в налоговую инспекцию через интернет. Информация отправляется через оператора фискальных данных (ОФД). Теперь девелоперы могут спать спокойно и не волноваться за порядочность своих арендаторов. Нужно всего лишь запросить у ритейлеров логины и пароли для доступа в ОФД, где отображается вся информация по всем покупкам.
Отныне торговые операторы могут использовать в магазинах и бутиках только кассы с фискальным накопителем (ФН): в него поступает и в нём хранится вся информация о расчётах, которые проводятся через контрольно-кассовую технику. При этом все разрешённые для использования кассы и ФН уже внесены в единый реестр федеральной налоговой службы. Однако владельцы торговых площадей всё равно запрашивают у арендаторов отчёт о товарообороте, чтобы не тратить на его подсчёт время и силы.
ВЗЯТЬ МОЛЛ НА ОБЕСПЕЧЕНИЕ
В региональных городах, особенно если говорить про first time девелоперов или полупрофессиональные торговые центры, по-прежнему управление объектом построено на человеческом факторе, все процессы проводят вручную. «Если бы существовало недорогое в приобретении и обслуживании программное обеспечение (ПО), то, конечно, собственники давно бы им пользовались. Но то ли разработчики недостаточно активны в продвижении своих услуг, то ли его действительно пока не существует, но большинство российских управляющих компаний и владельцев торговой недвижимости пользуется программами, существующими уже много лет», – объясняет Анна Панюкова, управляющий директор Prime Management.
При этом на рынке есть и системные арендодатели, которые автоматизируют свои процессы в области управления на международном уровне. «В этом случае ключевым фактором успеха является профессионализм команды, которая либо имеет большой опыт, обширные знания и навыки управления, а также умеет пользоваться полезными инструментами, либо заново изобретает велосипед. Управление – это всегда люди плюс процессы. Именно поэтому крайне важно обучение персонала и профессиональная команда», – добавляет Александр Устинов, директор по развитию Pro FM.
Только сегодня в сложных финансовых условиях владельцы ТЦ скорее оптимизируют штат, режут косты и сокращают издержки, нежели тратятся на высококвалифицированных специалистов и дорогое ПО. «Затраты на установку, наладку и внедрение ПО, а также обучение персонала довольно значительные. Причём это касается не только стоимости самих решений, но и дальнейшего обслуживания – лицензий, технической поддержки и т. д. Вопрос цены для УК является решающим фактором, при этом вложения в дорогостоящие продукты не всегда обоснованы», – говорит Наталья Якименко, руководитель департамента управления недвижимостью и эксплуатации JLL.
ГДЕ НАЙТИ IT?
Когда владелец ТЦ задумывается об улучшении объекта и его актуализации, в ход идёт диспетчеризация инженерных систем, автоматизация технических процессов, а также интеграция IT-решений и софта, помогающих эффективно управлять работой арендаторов. «Есть два варианта автоматизации процессов. Первый – купить и внедрить софт, разработанный внешними подрядчиками, и второй – нанять в штат собственных программистов, которые напишут софт под конкретный проект, а потом сами его внедрят и будут дорабатывать в рабочем режиме. В целом, кроме Excel УК часто используют в работе ”1С: Аренда”, программы SAP и др.», – комментирует Анна Панюкова.
При этом существуют как целые платформы для управления недвижимостью (линейка программных продуктов IBM, SAP), так и приложения, решающий конкретные задачи (CRM, документооборот, CAFM и т. д.). Широко распространены также решения на базе Bitrix и 1C, плюс индивидуально написанные для УК и собственников программные продукты. То есть ПО разрабатывается как для управления арендными отношениями, так и для оптимизации процессов facility management.
«Помимо простых заявочных систем, к ним относятся фэйс-трекинг, big data, кассовые модули. Этот инструментарий постепенно интегрируется в жизнедеятельность ТЦ и видится сегодня перспективным к внедрению среди собственников, отдаляя их от решений, принятых интуитивно. Безусловно, для успешной работы торговых объектов необходимо комплексное внедрение современных инженерных и информационных систем, благодаря которым собственник имеет возможность осуществлять круглосуточный мониторинг здания, сравнивать показания по расходам ресурсов с другими проектами в своем портфеле», – говорит Дмитрий Никоноров, директор по развитию RD Management.
А если у девелопера других торговых центров в собственности нет? Тогда и сравнивать ему не с чем, и он двадцать раз подумает, идти ли ему в ногу со временем или сэкономить лишнюю копейку. «Российский рынок в своем роде индивидуален. На нем присутствует множество самописных программ. Это прямое следствие отсутствия отраслевых стандартов как в коммерческом управлении, так и в эксплуатации», – констатирует Александр Устинов.
Правда, ПО сегодня на рынке предостаточно. К примеру, для решения задач по управлению недвижимостью существует профессиональный софт – CAFM (сomputer-aided facility management) от немецкой компании Loy&Hutz AG, а также World FM, CAFM Explorer и др. Однако зарубежные IT-продукты в большинстве своём несовместимы с 1С, у них сложный интерфейс и отсутствует кириллица. А учитывая, что почти все отечественные девелоперы для бухгалтерского учёта используют 1С, «Аренда 1С» является наиболее логичным и очевидным выбором в настоящий момент.
БОЛЬШОЙ БРАТ
Представленный на сегодняшний день на рынке софт логично разделить в соответствии с целями, под которые он писался. Прежде всего, торговый центр нужно спроектировать и построить. В современном цифровом мире для этих целей используется технология информационного моделирования здания (BIM). Эта технология реализуется большим количеством программных продуктов и специализированных модулей. Она позволяет моделировать сооружения, просчитывать финансовые модели и тем самым формировать фундамент для последующего управления ТЦ: при правильной наладке бизнес-процессов всё это приведёт к существенной экономии на последующей эксплуатации.
BIM – это своего рода Lego для девелоперов, где из кубиков конструируется цифровой двойник здания, включая инженерные системы и другие компоненты. При этом технология информационного моделирования не только позволяет проектировать объект, но может быть использована для строительного контроля, ведения базы данных и учёта всех расходов. «С помощью BIM можно избежать дополнительных затрат на стройку, так как здание максимально точно спроектировано, просчитаны все строительные объёмы. Можно переходить полностью на электронный процесс согласования и последующего использования распределённого реестра (блокчейн). И непредвиденные расходы возникнут только в случае, если сам заказчик в процессе строительных работ внесёт корректировки в ранее согласованный проект», – рассказывает Кирилл Малышев, управляющий директор Prop Tech Russia.
Помимо этого BIM даёт возможность застройщику оценивать стройплощадку в режиме реального времени по её фактическому физическому и финансовому состоянию. К примеру, Radius Group реализовала федеральный распределительный центр для Leroy Merlin (100 тыс. кв. м) и завершает строительство крупнейшего в России объекта площадью 140 тыс. кв. м для Auchan на базе 5D (3D-модель здания + график строительства + финансовая модель) девелоперской платформы с применением технологий информационного моделирования зданий.
Для обслуживания торгового комплекса и управления взаимоотношениями с арендаторами существует целая масса полезного софта. Речь, в том числе, о системах диспетчеризации и автоматизации, которые позволяют централизованно управлять всеми системами ТЦ в режиме реального времени. Система диспетчеризации способна собирать и обрабатывать данные о работе всех инженерных систем; управлять системами с одного (даже удалённого) рабочего места; увеличивать эффективность функционирования различных служб на объекте; учитывать потребляемые ресурсы (электроэнергия, вода, тепло) и оптимизировать их использование за счёт определённых технических решений и сценариев (датчики движения, сенсоры присутствия, автоматический переход объекта на энергосберегающий режим и т. д.).
«Это достаточно дорогое удовольствие, особенно для объектов, при строительстве которых эта система не была учтена. На этапе активного функционирования ТЦ внедрить её довольно сложно, так как все существующие системы нужно связать в единый комплекс, провести к каждой из них специальные кабели, которые позволят отслеживать её работу. Но многие собственники всё-таки идут по этому пути, потому что понимают, что если не сделать этого сегодня, объект может безнадежно устареть, отстать от конкурентов и т. д.», – говорит Акоп Сейсян, исполнительный директор RealJet.
Что касается взаимодействия арендодателя с арендаторами, то применив при строительстве ТЦ BIM-технологии, собственник ещё до ввода объекта в эксплуатацию получает базу данных для дальнейшей жизни здания, где содержится исчерпывающая информация, которая может потребоваться УК, включая планировки и инженерное оборудование. «Пользователь может выбрать любое помещение на поэтажном плане, оно тут же появится на экране в 3D-формате. Здесь же представлены все данные по этому помещению, включая его визуализацию, технико-экономические параметры и пр. Эта информация может быть использована в любых других программах: при эксплуатации торгового центра, для Property Management (PM) или для управления активами», – рассказывает Кирилл Малышев.
Скажем, есть такое ПО, как ИТИС, оно автоматизирует делопроизводство и документооборот с ритейлерами.
«Управляющий на экране монитора видит поэтажную планировку ТЦ и прямо на ней – статус отношений с тем или иным арендатором: с кем нужно перезаключать договор, кто до сих пор не заплатил коммуналку и т. д. Удобство заключается в наглядности и интуитивности процесса, но минус программы в том, что она плохо взаимодействует с бухгалтерской «1С: Арендой”», – говорит Акоп Сейсян.
Также есть системы, аккумулирующие данные из различных источников, баз данных и учётных систем. Такие системы умеют прогнозировать денежные потоки по операционным доходам и расходам, а также рассчитывать доходность капиталовложений. «Одна из таких программ, работающих на нашем рынке, – Exquance. В неё загружается перечень коммерческих условий аренды и бюджет по расходам, затем она оперативно считает стоимость объекта недвижимости по различным методикам оценки. Также система анализирует и даёт рекомендации "держать/продавать" по каждому объекту в реальном времени. Это особенно удобно, когда у собственника смешанный портфель объектов в разных сегментах или географиях. Большая часть девелоперов делает инвестиционный анализ с помощью Excel, однако Exquance для решения подобной задачи потребуется на порядок меньше времени, к тому же при необходимости можно выгрузить в Excel полноценную расчётную модель с формулами», – добавляет Кирилл Малышев.
Другим интересным ПО являются программы для РМ, такие как MRI, Qube или Yardi. Это учётные программы, предоставляющие возможность перенести в компьютер всю операционную деятельность девелоперской компании, от формирования договора аренды, выставления напоминаний по важным атрибутам договора, формирования бюджета объекта недвижимости или портфеля объектов до формирования корпоративной отчётности компании. Безусловно, программы различаются по функционалу, от монофункциональных до закрывающих всю операционную деятельность. И, в принципе, сегодня можно довольно эффективно отладить все процессы, связанные с взаимодействием УК и арендаторов на объекте. Это касается и документооборота, и финансовых расчётов, и совместных маркетинговых активностей, и тенант-микса в ТЦ.
И, наконец, последняя группа программ направлена на маркетинговые активности торгового комплекса и аналитику посетителей. Сегодня считать количество зашедших в ТЦ людей уже недостаточно. Поэтому существуют специальные видеодатчики, которые анализируют пол, возраст посетителя, время его пребывания в ТЦ, маршрут движения по коридорам, совершённые покупки и т. д. «Телеком-операторы предлагают систему, благодаря которой управляющий может наверняка узнать, сколько раз тот или иной человек приходил в торговый центр. При этом на экран клиента выводится таргетированная реклама арендатора прямо во время нахождения посетителя в ТЦ – в непосредственной близости от рекламируемого товара/магазина/услуги. Причём если раньше посетителю нужно было непременно залогиниться в локальной системе Wi-Fi, чтобы система была способна его распознать, сегодня есть технологии, позволяющие видеть клиентов без авторизации», – заключает Акоп Сейсян.
РС ВАШЕМУ ТЦ
Сегодня арендодатель чётко понимает, что автоматизация делопроизводства максимально освободит сотрудников и даст им дополнительное время для другой, более важной работы. Осталось только найти бюджет на ПО. Или если компания хочет привлечь инвестиции, выходит на IPO, собственники стараются показать её миру в максимально выгодном свете. Тогда «компьютеризация» добавит баллов при рассмотрении портфеля объектов.
В нынешних условиях ни один собственник и ни один ритейлер не будут стоять перед входом и считать посетителей. Кроме того, почти все современные управляющие компании работают с системами электронного документооборота (СЭД). Однако, несмотря на это, в регионах по-прежнему наблюдается сильное отставание от мегаполисов и других крупных городов. Тем, кому нужен софт «здесь и сейчас», уже разрабатывают его самостоятельно. Кто-то продолжает искать программный продуктсвоей мечты.
«А другие, как обычно, делают всё ”на коленке”, так как нет денег на серьёзный и функциональный продуктили нет заинтересованности обеспечить прозрачное управление объектом. Девелопмент в нашей стране любит тишину, а, следовательно, и прозрачность ни к чему, чтобы не привлекать лишнее внимание», – считает Евгений Гриханов, управляющий партнёр PFM Solutions.
Тем не менее процесс компьютеризации управления ТЦ неизбежен. Нынешнее поколение не мыслит себя без цифровых технологий, приложений и гаджетов. Если собственник не хочет остаться на обочине прогресса, он будет тратиться на ПО и софт, отвечающий современным трендам. «С учётом совершенно ошеломляющего прогресса в сфере IT, который наблюдается во внешнем мире, мы пока живём в каменном веке. Думаю, поколение Z должно нам помочь. Их свежий взгляд и подход должны вытащить нас из пещеры», – резюмирует Анна Панюкова.
ТЕКСТ: НАТАЛЬЯ ЯСОНОВА